Karriere Rådgivning – Hvordan være mere produktiv på WomansDay.com

hvordan to be more productive

Thinkstock

Mens dine kolleger begynder hver dag at nyde en kop kaffe sammen i pauserummet, er du næppe i stand til at finde tid til at ringe til din læge. Mens de tager frokoster, rusher du gennem et andet måltid på dit skrivebord. Lyder det godt? Her er den gode nyhed: Denne tilsyneladende uoverensstemmelse kan ikke betyde, at du har en større arbejdsbyrde, eller at du er en hårdere arbejdstager. I stedet kan det betyde, at de har mestret visse tidsbesparende færdigheder og vaner, som du ikke har indtil nu. Fra at prioritere din arbejdsbyrde til at lære, hvilke projekter ikke behøver at være perfekte, læs videre for at opdage otte arbejdspladsvaner, der vil øge din produktivitet og sænke dine stressniveauer.

1. De gør det til et punkt at tage pauser.
Amerikanerne synes at tro, at det konstant arbejder er synonymt med at være produktiv, men medmindre din hjerne fungerer på sit maksimale niveau, får du måske ikke så meget arbejde som du tror. “[Breaking] er som at trykke på nulstillingsknappen. Det hjælper dig med at tømme din” hjerne cache “, så du har plads til at genopfylde det,” siger Christine Hohlbaum, forfatter af Slow Power: 101 måder at spare tid i vores 24/7 verden. Først og fremmest anbefaler hun at spise frokost hver dag – og forlader dit skrivebord for at gøre det. “Når du har en” arbejdslunch “, er det bare ikke meget effektivt. På et tidspunkt vil du miste opmærksomhed,” siger hun. I sidste ende spiser du på to fronter, mens du arbejder, og du vil ikke være i stand til at være opmærksom på din mad – en surefire måde at overeat – og du vil ikke give dit arbejde den rette opmærksomhed, det fortjener. Ud over en “rigtig” frokostpause, foreslår Hohlbaum at tildele tid til andre pauser. Hun anbefaler at tage fem minutter om morgenen, inden arbejdet påbegyndes, og i det mindste en 10 til 15 minutters pause om eftermiddagen. Uanset om du tager en kort gåtur, læser en bog eller stirrer ud af vinduet med en kop te, det hjælper dig med at genoplade og forbedre din samlede produktivitet. “Det er virkelig vigtigt at tage fridage, for ellers vil din hjerne nå et mættested,” siger Hohlbaum og forklarer, at når det sker, bliver det svært at fokusere på selv den enkleste opgave. “På det tidspunkt skal du skubbe væk fra din computer og tage en pause.”

2. De starter deres fridag på højre fod.
Ifølge en nylig undersøgelse på Fisher College of Business ved Ohio State University, hvis en medarbejder er i dårlig humør, når de kommer til arbejde – enten på grund af familiemæssige problemer eller en stressende pendling – kan det reducere deres produktivitet med så meget som 10 % den dag. Så medmindre du kommer ind på kontoret hver dag i et godt humør (og hvem gør det?), Start din dag med 5 til 10 minutter til dedikation til dekomprimering. “Opret et ritual. Måske møder det i kaffepausen eller går rundt på kontoret for at hilse på alle. Det er ligegyldigt hvad du gør, så længe du skaber en følelse af forbindelse [med dine kolleger],” siger Holhbaum. “Swinging ved at sige” hej “til dine kolleger, når du går ind giver dig en følelse af fokus. Når du føler, at du er en del af en større indsats, føler du dig mere forbundet med hvorfor du er der, og det kan gøre alle de forskel i verden. ” Re-fokusering af dit sind i begyndelsen af ​​dagen vil også skabe en følelse af ro, hvilket hjælper dig med at se bort fra stressspressorer og nul i dine daglige opgaver. “Hvis vi faktisk er i stand til at starte dagen centreret, så har vi en længere toleranceperiode, før vi går ud af banen,” siger Holhbaum..

3. De gør opmærksomme mad valg.
Du er, hvad du spiser, og hvis du spiser et tungt mid-dages måltid, får du ofte til at føle dig sløv for resten af ​​eftermiddagen. “Overvej hvad du spiser til frokost. Hvis du har den efter-pasta nedgang klokken 14:00, og har brug for java eller cookies til at pepe op, måske skal du prøve en salat eller noget lidt lysere, så du vil ikke lag, “antyder Hohlbaum. Nøglen er at holde blodsukkerniveauerne stabile hele dagen, ifølge Kari Kooi, RD, corporate wellness dietician på Methodist Hospital i Houston, der anbefaler tre lette måltider og to snacks med jævne mellemrum. “Tunge måltider kan få dig til at føle sig træg, fordi de kræver mere energi at fordøje,” siger Kooi. “[En kvalitets frokost] vil bestå af en fiberrig kulhydrat, som vandrige grøntsager og et magert protein som kylling eller fisk,” siger hun. Og hvad foreslår Kooi du undgår? “Et højtforarbejdet måltid, som nogle af de frosne måltider i købmanden, vil ikke give dig den bæredygtige energi, du har brug for. Jo mindre forarbejdet det bedre, når det gælder at holde dine energiniveauer op.” Når du slår det middagsspalt, foreslår Kooi at gå på proteiner som blandede nødder og frugter i stedet for de sædvanlige energibesparende pretzels, kager eller slik, som får blodsukkerniveauet til at spike og derefter falde og måske endda gøre dig hungrere i henhold til Kooi.

4. De holder en fleksibel opgaveliste.
At lave en daglig liste over to-dos er en fantastisk måde at holde sig på toppen af ​​dit arbejde. Der er dog en pitfall – det kan gøre dig ufleksibel. “Mange mennesker føler, at deres dag er blevet ødelagt, hvis de skal ændre deres plan, men de mest effektive mennesker forstår det, der er en del af jobbet,” siger Vicki Milazzo, forfatter af Ugudelig succes er inde i hver kvinde. “Jeg starter altid min dag med en plan, men kl. 9 har jeg bustet den plan.” Men ifølge Paula Rizzo, en mesterliste og grundlægger af ListProducer.com, Det er vigtigt at holde en form for en opgaveliste, uanset hvor meget din dag ændrer sig. For eksempel begynder Rizzo hendes dage med en mesterliste, som hun løbende opdaterer gennem løbet af dagen for at bemærke de ting, der ikke er blevet gjort, eller at tilføje opgaver, når de opdrætter. Før du forlader arbejdet, vil Rizzo lave en frisk liste for den næste dag. Nøglen, siger hun, refererer til skiftlisten hele dagen for at holde sig selv på kurset. “Bare at lægge lidt ekstra arbejde i det vil holde dig på rette spor.”

5. De bruger teknologi med hensigt.
I dagens 24/7 all-access verden er det svært at få et håndtag på teknologiforbrug. Selvom det er umuligt at undgå det helt, kan du være disciplineret om, hvor meget tid du bruger ved at spore nettet. Sæt til side en bestemt tid, siger 15 minutter efter frokost, for at rulle gennem dine sociale netværk eller andre yndlingswebsteder – og hold dig til det. Eller prøv noget som Google Chrome’s webstedsblokerer, som giver dig mulighed for at indstille restriktioner for din online-tid ved enten helt at blokere dine yndlingswebsteder eller bare at begrænse tidsrammerne, inden for hvilke du må kontrollere dem. Ud over at surfe på internettet er det vigtigt at se dine e-mail-vaner. Uanset om du giver dig selv 15 til 30 minutter på et bestemt tidspunkt hver dag for at tjekke din personlige e-mail, eller du tillader dig selv korte intervaller mellem opgaver, siger Holhbaum, at nøglen skal være meget opmærksom på den tid, du bruger til at kontrollere dit ikke-arbejde indbakke. “Har en meget tydelig skelnen mellem, hvad der er personligt og hvad der er arbejde. Hvis det er en del af din ‘OK, jeg har brug for at zone ud for lidt’ tid, det er fint. Men du skal være klar og være opmærksom på hvad du er gør.” Selv arbejdsrelaterede e-mails kan blive en distraktion, hvis de ikke styres korrekt. Spørg dig selv om e-mail er den bedste kommunikationsmetode, eller hvis du har det bedre at ringe til personen. “At sende 100 e-mails vil ikke altid være den mest produktive ting, og som vi ved, e-mails gemmer e-mails. De er som små kaniner,” Hohlbaum vittigheder. “Hvis det er en envejs-kommunikation, for eksempel at videresende en flyveplan, behøver du ikke at have noget svar [så e-mail-værker]. Men hvis du vil have detaljer eller du ved, vil personen ikke reagere med det samme via e-mail, hente telefonen, “siger hun.

6. De balancerer deres arbejdsbyrde.
Forskellige opgaver kræver forskellige koncentrationsniveauer, som du kan bruge til din fordel. Start med at identificere og placere de opgaver, du har i to kategorier: ukrudt og intensivt arbejde. Ukrudt er små, håndterbare ting som håndtering af e-mail, telefonopkald og mindre organisatoriske opgaver. Intensivt arbejde er noget, der kræver en længere koncentrationsperiode, f.eks. Ledelsesopgaver, forberedelse af præsentationer, skrivning eller redigering. “Forskellige rutinemæssige opgaver er som ukrudt i din have, vi har alle dem, og uanset hvor ofte vi forsøger at slippe af med dem, går de aldrig væk,” siger Milazzo. “Men de skal håndteres, og at trække et par ukrudt kan give en genoprettende pause fra mere intensivt arbejde.” Milazzo anbefaler opsplitning af lange sessioner med intensivt arbejde med regelmæssige mellemrum på 15 til 30 minutter med ukrudt. På denne måde udfører du en række opgaver, mens du ikke brænder ud på en type arbejde.

7. De sætter perfektionisme på plads.
Mens du vender ind, er perfekt arbejde blevet opmuntret siden børnehaven, kan denne holdning være modproduktiv, hvis den ikke styres. Det er vigtigt at vælge dine kampe. “Kvinder er naturligvis noget perfektionistiske,” siger Milazzo. “Så vi skal skelne hvad der kræver perfektionisme,” siger hun. Selvfølgelig vil du sætte din bedste fod frem i alle situationer, men hvis du er fastspændt til tiden, prioriterer du. Hvis du for eksempel skriver et uformelt notat eller en e-mail til en kollega, så giv det et hurtigt kig og stavekontrol det, men modstå trangen til at genlæse det tre gange. Hvis du på den anden side opretter en brochure til din virksomhed eller forbereder en vigtig præsentation, så er det tid til at sætte alle dine perfektionistiske tendenser til gode.

8. De ved, hvordan man siger “nej”.
Det er nemt at få distraheret eller overvældet på arbejde. Men en af ​​hemmelighederne hos yderst produktive mennesker er, at de lærer hvornår og hvordan man siger “nej”. Til at begynde med siger “nej” til whiners, klagere og distraherende mennesker. En måde at gøre det på, ifølge Rizzo, er ved at bære hovedtelefoner. “Det sender beskeden, at du har travlt, og det drukner også støj,” siger hun. Når det kommer tid til at sige “nej” til chefen, træde let men fast. Du behøver ikke at stave ud n-o i sig selv; hellere bede hende om at prioritere hvad der er vigtigst givet hvad der står på din plade. “Når en medarbejder gør det, kommer chefen normalt til deres sanser, og de får det,” siger Milazzo. “Du vil ikke gøre din chef til fjenden, du vil have din chef at vide, at du er der for virksomheden, og at du er der for dem. Hvis de ved det, er de mere tilbøjelige til at lytte til hvad du siger.”